“报告”是党和国家机关使用频率极高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问事宜。

    “报告”不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。按行文的目的与作用不同，“报告”一般分作7种：一是工作报告，即用于向上级汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验和挫折教训。二是情况报告，即用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比，突出的特点是使用面广、反应迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性。三是呈转性报告，即呈报上级要求加以批转的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议，故亦叫“建议性报告”。四是检讨（检查）报告，因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人写的检查材料，它是下级组织写给上级组织的。五是例行报告，即在特殊紧急情况下（如战争、自然灾害、社会动乱），上级机关要求下级按周、按半周、按日地向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告。六是回复性报告，即为答复上级机关询问事宜而写的报告。七是送文送物报告，即向上级机关报送非法定文种（如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报告、决策方案等）等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送交某一重要物品（如武器、弹药、毒品等）时随物一同送交的报告。

    “报告”按所涉及的内容不同，又可分为“综合性报告”与“专题性报告”。凡涉及一个单位、地区、系统全面工作情况的报告为“综合性报告”，只涉及某一方面、某一专项的事情，谓“专题性报告”。“综合性报告”并不等于“综合性工作总结”，前者是多方面的工作情况综合，主要是具体表述工作的进展情况，不搞经验上的提炼，不作理论上的阐述；而工作总结只是概略地表述工作情况，侧重于在事实的基础上拿出经验、提炼出体会，使认识上升到理性的高度。

一、文种特征

     “报告”属陈述性的上行文种。

    它与“请示”虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需要批示时，只能使用“批示”这个文种来批，而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时所使用的文种是“批复”而不是“批示”。

“报告”与上行的“意见”，不仅在行文方向上完全一致，且内容也很近似，均含有陈述性的内容，有时在陈述情况的基础上均有相应的今后工作意见。但这两个文种之间也有一定的不同。“报告”侧重于汇报工作、反映情况，多数情况下不涉及今后具体工作意见，也不要求上级做出批示，只有所反映的情况涉及工作中一些带有普遍性的问题时，往往顺势针对问题提出今后的解决办法，要求上级加以批转，这就是人们通常所说的“呈转性报告”。“意见”（上行的）虽然也要陈述情况，但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某一重要问题做出了分析与见解，而不像“报告”那样是对工作情况的综合与归纳，“意见”陈述情况的目的在于给意见的提出做铺垫，所提的意见，不是要求上级给以批示，就是请求上级加以批转，不像“报告”在多数情况下对上级没有批示或批转的请求。

二、例文讲析

    （一）情况报告

铁道部193次旅客快车发生重大

颠覆事故的报告

X月28日16时05分，由济南开往佳木斯的193次旅客快车，行驶至沈山线锦州铁路局管内的兴隆车站（距沈阳43公里）时，发生重大颠覆事故，……

事故发生后，东北铁路办事处和锦州、沈阳铁路局负责同志立即随救援列车赶赴事故现场，组织抢救、抢修工作。……

经调查分析，造成这次事故的直接原因，……

这次事故是发生在旅客列车上的一次严重事故，……反映了我们作风不扎实，对安全工作抓的不力，在安全生产中管理不严，职工纪律松懈的问题长期没有得到解决。

为了使全路职工从这起严重事故中吸取教训，我们……

我们在六月份开展的“人民铁路为人民”活动中，要把搞好安全生产作为重点……

……这次事故虽然发生在下边，我们负有重要的领导责任，为接受教训，教育全铁路职工，恳请国务院给我们以处分。

一九八二年六月十日

这是一篇以反映重大事故为内容的情况报告。全文共分七个段落。第一段，概括地叙述了事故发生的基本情况，包括事故发生的时间、地点及所造成的损失；第二段，是事故发生后各级组织抢救的活动情况，这是写此类报告不可缺少的一段内容，它反映了我们各级党政组织时时处处以人民利益为重的工作作风，而且，也是在处理类似问题时所必然要有的步骤；第三段，对事故发生原因的分析和对事故责任的认定；第四段，是对事故严重性的认识，并从领导上找原因；第五、六段，提出了今后防止类似事故发生的具体措施；第七段，对事故有关责任者的处理情况及铁道部领导主动要求国务院给以处分。

这篇报告，虽分为并列的七段，但在写作的层次安排上，实际表现为“情况（1、2段）——问题（3段）——意见（4、5、6、7段）”的三段式。此例文，对一些以反映发生重大事件或灾害事故为主要内容的情况报告来说，具有一定的借鉴意义。

“三段式”是情况报告的基本写法，因为向上级反映情况、汇报问题不能只是孤立地讲情况，总要顺延讲些看法，谈点意见，为了有条不紊、层次分明、眉目清楚地向上级做出陈述，积多年人们写报告的经验，形成了一个比较稳定的写作形式，即“三段式”。

（二）工作报告

首都钢铁公司关于从落实责任制

入手加强企业管理基础工作的报告

前几年，我们公司建立了工人岗位责任制和干部职务责任制，对于克服职责不清和无人负责的现象，起到了较好的作用。但是，没有明确每项工作要干到什么程度，达到什么标准，结果衡量没有尺度，考核没有依据，往往是责任制写在纸上贴在墙上，执行不执行一个样。工人们反映，这样的责任制好像“橡皮尺子”，可长可短，不好衡量容易流于形式。事实说明，生产水平越高，越要落实责任制，把基础工作搞扎实。

制定岗位考核标准

我们对全公司劳动管理和岗位责任制的现状进行调查，摸清情况，然后根据各厂赶超国内外先进水平的目标和多快好省的要求，制定了工人的岗位考核标准和干部的办事细则，要求做到“全、细、严”。……

严格按照标准进行考核

制定出岗位考核标准以后，我们坚持从严考核，用一整套的定额、计量、原始记录和统计，精确地计算每个岗位和生产效果，科学地分析每项技术操作，使各项经济活动和生产技术操作规格化、标准化、最佳化。……

根据考核结果实行奖惩

在严格考核的基础上，我们把考核同奖惩紧密结合起来，根据考核结果，做到赏罚分明。……

实践说明，制定岗位考核标准，严格按标准进行考核和根据考核结果实行奖惩三位一体，是落实岗位责任制，把企业各项管理基础工作进一步扎根基层的行之有效的办法。

这是一份专题性的工作报告。写工作报告，有时最容易出现的弊病是开头难免要写上一大串空话、套话。例文就避免了这种弊病，开头一上来用几年来的事实变化，实实在在地告诉人们没有严格考核标准的责任制是一把“橡皮尺子”，生产水平越高，越要落实责任制，从而亮明观点、点出主题。

在结构上，例文采用的是“递进式”。这样的结构运用得当，可以紧扣阅者心理，使其一口气读完。这种结构形式，又使阅者的认识循序渐进、思想步步升华，文件看完了，一个完整的认识也随即产生了。例文所讲的三点做法，是一环紧扣一环的，先讲考核标准，再讲怎样考核，最后讲考核与奖惩挂钩，步步递进，层层深入；结尾又与开头相呼应，把认识加以升华，以结论的形式回答了开头提出问题，即“三位一体”是落实责任制，加强企业管理工作的有效办法。因此，这份报告读后给人一种非常自然的感觉，毫无牵强附会之感。

三、写作要领

（一）切实把握“报告”的写作规则

“报告”的内涵决定了它在写作上的通用规则，这就是人们通常所讲的“三段式”。

“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

1．情况——做法——问题（意见）；

2．情况（做法）——问题——今后意见；

3．情况——问题——今后意见；

4．情况——原因（责任）——下步做法；

5．情况——原因——责任及处理意见；

6．情况——问题——建议；等。

写“报告”要切实掌握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。

“三段式”只是一个基本写法，并非所有报告都必须使用“三段式”，如前述首都钢铁公司的那份专题工作报告恰恰是“情况——做法”的“两段式”。

（二）注重时效，情况真实

    注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。

要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，除了注重时效之外，还必须原原本本地反映实际情况，不能“米不够拿水凑”，更不能“谎报军情”向上级打“注水报告”，真实是报告之本。

（三）语言简洁，篇幅短小

    “报告”的篇幅要短。要做到短，就要充分运用概述和突出重点的表达方法。毛泽东同志曾提出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，对其余问题则不着重写，只略带几笔；另一次，则着重写其余问题，而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争议之所在。”（《毛泽东选集》第四卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1264～1265页）

要使“报告”做到短小精悍，就应“避繁就简”，这里讲的“繁”主要是指现象拼凑、事实罗列，也就是通常讲的“流水账”，这里讲的“简”，系指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼、显示本质。还应当坚持“厚积薄发”，所谓“厚积”是指占有材料多，这样写起“报告”来才能“以一当”、言简意赅、一语中的，这就是“薄发”。最后，还要“舍得删削”，草稿写成后，要通过修改，把那些可用可不用的字、词特别是句子删掉；删削叠床架屋的用语；化冗长的句子为短小精悍的句子；要“脱靴摘帽”，削减开头的“套话”和结尾的“空话”；总之，要字斟句酌、力求精炼、以少胜多。（作者：江海河）